ミーティングにおける会話のキャッチボールに大事な3つのポイント

コミュニケーション力って大事ですよね。

いきなりなんだ、当たり前じゃん、と思われるかもしれませんが、時々しみじみ思ったりします。（笑）

特に今はチャットなどのコミュニケーションツールが充実していたり、リモート勤務も増えてきていたり、またここ2年くらいはご時世的にも直接人と会うこともかなり減ってしまっていたりして、会話におけるコミュニケーション力が落ちてしまっている人が多いような気がします。
何ならずっとリモートでしばらく誰とも話していないなんていう人もいますよね。

そういう状況に慣れてしまったからか、たとえ出社して同じ空間にいてもチャットでやり取りをしていることもあるかもしれません。

文字でのコミュニケーションも大事な時代ではありますが、でもやっぱり仕事上のミーティングや商談など、直接会話をすることがなくなるわけではありません。

必要なのに機会が減っている、こういう時代だからこそコミュニケーション力を磨くことが大事ですし、コミュニケーション力が高い人は重宝されます。

今回はミーティングで必要なコミュニケーションについて考えてみました。

ミーティングではどのようなコミュニケーションが大事なのか

とある日のミーティングでの出来事です。

Aさん「次回のミーティングはいつにしましょうか？」
Bさん「いつでも大丈夫です」
Aさん「では来週の水曜日はいかがでしょう？」
Bさん「ごめんなさい、来週の水曜日だけだめでした」
Aさん「では来週の木曜日にしましょう」
Bさん「何時からですか？」
Aさん「10時からにしましょう」

うーーん。なんだかすっきりしないと思いませんか？

同じ内容の話でも、こんな会話だったらどうでしょう？

Cさん「次回のミーティングはいつにしましょうか？」
Dさん「来週でしたら水曜日以外でしたら調整できます」
Cさん「それでは来週の木曜日の10時から1時間程度はいかがでしょう？」
Dさん「大丈夫です。よろしくお願いします。」

さくさくとテンポ良く会話が進み、決め事も決まってすっきりしますし、ミーティングの時間も短縮できるでしょう。

ちょっとあまり良い例ではなかったかもしれませんが、まぁそんな感じです。（笑）

ミーティングで部下が長々と話していて結局うまく伝わっていなかった、
質問されて答えてはいるけど話がうまくまとまっていない？伝わっていない？
なんていうこと、ありますよね。

そんなことを避けるために大事なことは何なのでしょうか。

やっぱり”キャッチボール”が大事！

よく「会話のキャッチボール」なんて言いますよね。
会話における言葉のやりとりの様子を、ボールを投げ合うキャッチボールに例えています。

この「会話のキャッチボール」がコミュニケーションにおいてとても大事なことだということは、もしかしたら言わずもがなかもしれません。

キャッチボールがどれだけ続くか、気持ち良いか、
投げ合うテンポが合っていて、お互いが取りやすいところにボールを投げ合って投げる側も捕る側も気持ち良いような状況が理想ですね。

上手なキャッチボールは気持ちいいものです。

もちろん、会話においても同じです。

先ほどの例でもそうですが、AさんとBさんはどこかちょっとズレてるんですよね。
だからなんだかどこかすっきりしないんですよね。

上手にキャッチボールをする力がカギになります。

ミーティングにおける会話のキャッチボールに必要な3つのポイント

前置きが少し長くなりましたが、本題です。
今回注目したいのは、「ミーティング（会議）」におけるコミュニケーションです。

何気ない会話でももちろん上手な会話のキャッチボールは大事です。

ただ、ミーティングの場合はもっと大事です。
なぜなら、ミーティングには目的があるからです。

プロジェクトでも商談でも、議題となっている事柄を前に進めることが重要なのです。
しかも相手はまだよく知らない人である場合も多いです。
お互いの癖も知り尽くしていて、なんでも許される付き合いの長い友人との会話とはわけが違うのです。

だからこそ、次の3つのステップでちゃんと「会話のキャッチボール」というものを理解する必要があると思うのです。

ポイント①　相手がどのようなキャッチボールをしたいか理解する

いくら話すのが上手な人でも、相手がどのような話をしたいか、どんなテンポで会話をしたいのかがわからないとコミュニケーションはうまくいきません。

特にミーティングにおいては、会話のキャッチボールがうまくいかないと「あれ？わかってないな」「この人仕事できないな」と思ってしまうことも、実は思われてしまっていることも、きっとよくありますよね。

どこか気持ちが悪いというか通じない感じがするというか…。
そういう状況だと議題があっても決まるものも決まりません。

反対に、会話のキャッチボールがうまくいっているときは、言葉を投げる時も受け取る時も、お互いやり取りが気持ちが良いものです。
決めるべきこともぽんぽんとテンポよく決まっていきます。

ボールが手に吸い込まれるような、いい音のするキャッチボールのような感じです。

そういう気持ちの良いキャッチボールをするためには、相手がどのようなキャッチボールがしたいのかを理解する必要があります。

相手がどんな話、どんなやり取りを求めているのかを理解するためには、

・事前に相手がほしい情報を収集しておく
・相手とコミュニケーションをとっておく
・話しながら相手の表情や雰囲気を確認する
・質問や話している内容の理解が合っているか確認してすり合わせをする

などが必要です。

相手がどんなキャッチボールを求めているのかに合わせて、自分が投げるボールを変化させるのです。

私もまだまだ修行中ですが、特にミーティングにおいては事前準備や臨機応変な対応を心がけています。

ポイント②　相手が欲しいところに欲しいものを投げる

相手が求めている話ややり取りを理解したら、今度はボールの投げ方です。

こちらから話をする時には、相手が欲しい情報を的確に伝える必要があります。
これができそうでなかなか意外と難しいのです。

例えば、カレーの材料と作り方を教えて欲しい、という場合。
材料と工程、コツを端的に知りたい人もいれば、
細かく一つ一つの食材についての豆知識まで知りたい人もいます。
今だと動画で見たい、という場合もあるかもしれません。

そもそもドロドロカレーなのかキーマカレーなのかスパイスカレーなのか、そこの確認も必要ですよね。先入観や思い込みは禁物です。

仕事上でのコミュニケーションにおいて良い評価をされている人は、
まず相手が求めているものを的確に提供し、さらにはそれ以上に求めているものに通じる価値ある情報を伝えています。

「そう！そこ！」というポイントにピンポイントに投げるのです。

投げるボールのスピードも重要で、相手が取れるスピードでボールを投げる必要があります。
特に頭の回転が早い人は、相手を置いてけぼりにしてしまいがちなので注意が必要です。

大事なのは、

・相手が求めている情報を適切な言葉で伝える
・相手が受け取れるスピードで会話を進める
・相手に必要なプラスαの情報を伝えられるとなお良し

などを意識することです。

ミーティングにおいては、相手に伝わる言葉選びと会話のスピードを意識しながら、
プロジェクトが前進するようなプランやアイディアを提案できるとより良いですね！

ポイント③　相手のボールを”ちゃんと”受け取る

コミュニケーションにおいては、「聞き上手」であることもとても重要です。

話はうまいけれど、なかなか仕事上の成果が上がらないような人は、自分のしたい話をしていて相手がしたい話をしていない傾向があるように思います。

ボールのキャッチボールでいうと、自分の投げたいように投げるだけ投げて、相手のボールは無視をしてしまっている感じです。

それはもはやキャッチボールではないですよね。

そんなことは当たり前だと思うかもしれませんが、自分としては聞いているつもりでも、意外とちゃんと聞けていないのです。

人は、聞きたいことを聞きたいように聞く傾向にあるので、知らず知らずのうちに受け取り拒否をしてしまっている場合があります。

相手からのボールはしっかり受け取りましょう。

元野球部の友人に聞いたのですが、キャッチボールでもボールを捕るのがうまい人は、いい音を立ててボールを捕ってくれるので、投げる側のボールがたとえ上手でなかったとしても「今日はいい球投げてるな〜」と勘違いしちゃうくらい気持ちが良いものらしいです。

ここでいういい音というのはコミュニケーションにおいてはリアクションにあたります。
ふ〜んとただ無表情で聞いているのと、
「すごくわかりやすいです！」「さすがですね！」などのリアクションがあるのでは
話す側の気持ち良さは全然違うはずです。

ただヨイショしろという話ではなく、ちゃんと受け取っていますよ、ということを伝えることが大切だということです。

聞き上手＝ボールをちゃんと受け取る人に対しては、
【話している人が言いたいことを気持ちよく話せる】
【話す側が考えてることをまとめる手助けになる】
なんていうメリットもあります。

相手のボールを”ちゃんと”受け取るには、

・先入観、思い込みに注意する（ズレて受け取らないように）
・聞くときにはリアクションをしっかりする（受け取っていることを表現する）

ことです。

受け取るのがうまい人は信頼関係も築きやすくなるので、ぜひ意識したいところです！

大事なことは相手が求めているやり取りをすること

ミーティングに限らず、普段の会話でももちろん重要なことですが、仕事の上ではより的確に端的にやり取りをすることが求められますし、それが業績にも反映されます。

特に大事なことは、相手が求めているやり取りをすること！

ミーティング中の会話においては、ただやり取りができるというだけでなく、プロジェクトや商談など、物事がちゃんと前に進み、そのミーティングの目的が達成されることが重要になります。

そのためには、会話のキャッチボールにおけるポイントを意識して、より気持ちの良いコミュニケーション力を身につけたいところです。

決して簡単なことではないと思います。
だって相手は自分とは違う人間です。何を求めているのか、どのように感じているかなんてわからないのです。

でも、練習すること、経験値を蓄えることは大切です。
野球のキャッチボールにしても、上手な人はたくさん練習していますよね。

ワンランク上のコミュニケーションを意識して、たくさんチャレンジしましょう。
トライアル・アンド・エラーです！（トライ・アンド・エラーではないらしいですw）

会話のキャッチボールの達人になったときにはきっと仕事もプライベートもうまくいっているはずです！